Akten platzsparend archivieren

Das eigene Papier-Chaos in den Griff zu bekommen, ist manchmal gar nicht so leicht und kostet viel Ärger. Daher macht es Sinn über ein Ablagesystem nachzudenken.


Wie kann man das Papier-Chaos am besten in den Griff bekommen?

Optimalerweise legt man die persönlichen Unterlagen so ab, dass diese jederzeit gefunden werden können, auch von anderen Personen, zum Beispiel Familienangehörigen. Das kann wichtig werden, zum Beispiel, wenn man im Krankenhaus ist, und Familienangehörige Zugriff auf die Versicherungsdokumente haben müssen. Außerdem erspart man sich sehr viel zeit, wenn man die Unterlagen nicht ständig suchen muss. In der Wohnung stapeln sich viele Dinge, die unnötig Platz wegnehmen. Wenn man keinen Keller oder eine separate Abstellkammer besitzt, macht es Sinn alle Akten einzeln durchzugehen und auszumisten. Das nimmt zwar erstmal sehr viel Zeit in Anspruch, doch ist es für die Zukunft von Vorteil, wenn alle Akten platzsparend archiviert und sortiert sind. Am besten in den Akten und Ordnern Platz schaffen kann man, indem man alle Dokumente, die nicht so lange aufgehoben werden müssen, entsorgt.

Hierzu zählen unter anderem über 2 Jahre alte Kassenzettel, abgelaufene Garantieurkunden, Rechnungen von Anwälten, Notaren, Handwerkern und Ärzten, welche älter als 3 Jahre sind. Außerdem entsorgt werden können Nebenkostenabrechnungen und Mietverträge, die älter als 3 Jahre sind. Die 3-jährige Aufbewahrungspflicht besteht außerdem bei Telefonrechnungen und Kontoauszügen. Unterlagen zu Versicherungen und Abonnements müssen nur so lange aufbewahrt werden, bis der Vertrag abgelaufen ist, danach können sie entsorgt werden.

Neben diesen Unterlagen sammeln sich mit der Zeit auch viele private Unterlagen von Zeitschriften, für verschiedene Anlässe, Memos, Artikel, Briefe und Fotos, die eventuell nicht mehr aufgehoben werden müssen. Grundsätzlich ist es am besten, wenn man so wenig wie möglich aufhebt. Viele Menschen neigen dazu die Wichtigkeit von Schriftstücken zu überschätzen, denn im schlimmsten Fall kann man diese auch online im Internet wiederbeschaffen und so Papier sparen. 

Welche Dokumente sollten das gesamte Leben über aufbewahrt werden?

Zu diesen Dokumenten gehören Geburtsurkunden, Zeugnisse, Taufscheine, Heiratsurkunden, Sterbeurkunden von Familienangehörigen, ärztliche Gutachten, Röntgenbilder, Personalausweis, Reisepass, Führerschein, Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, gültige Versicherungsverträge, auch Nachweise über Arbeitslosengeld, Sozialversicherung und Immatrikulationsbescheinigungen, Unterlagen zu Hauseigentum, Grundstückseigentum, Kraftfahrzeugschein und Kraftfahrzeugbrief. Außerdem gibt es Unterlagen, wie Bankunterlagen, die mindestens 30 Jahre aufbewahrt werden müssen. Hierzu zählen Spar- und Darlehens-Verträge, Depotauszüge und Kreditunterlagen. Auch Prozessakten, Urteile vom Gericht und Mahnbescheide müssen bis zu 30 Jahre aufbewahrt werden.

Dokumente online archivieren

Prinzipiell sind Papierablagen sehr preisintensiv. Auch werden die Räume nicht nur mit Regalen voller Ordner zugestellt, auch verbringt man, wenn man bestimmte Dokumente sucht, immer eine gewisse Zeit, um die Papiere zu finden.

Wenn man sich entscheidet seine Dokumente digital zu verwalten, hat man stets schnellen Zugriff auf alle Dokumente und kann diese direkt weiterleiten. Selbst in großen Unternehmen ist es standardmäßig so geregelt, dass fast alle Belege elektronisch erfasst werden. In Bezug auf Rechnungen, Belege und Briefe macht das viel Sinn und erleichtert die Arbeit immens.


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